المجلدات وأنواع المستندات
قم بتنظيم المستندات في مجلدات متداخلة وتصنيفها باستخدام أنواع المستندات المخصصة، بحيث تتبع المكتبة البنية الخاصة بك.
إدارة الوثائق والتحكم فيها
إدارة المستندات دون تخمين المجلدات المشتركة
احتفظ بالسياسات والإجراءات والنماذج والأدلة في مكتبة واحدة خاضعة للرقابة. يحتوي كل مستند على نوع وإصدار حالي وسجل تغيير وإعداد وصول، حتى تعرف الفرق ما هو الحالي ويعرف المراجعون مصدره.
مكتبة المستندات
مكان واحد للإصدار الحالي والتاريخ وراءه
استبدل محرك الأقراص المشترك ومرفق البريد الإلكتروني والسؤال حول المراجعة الحالية.
التحكم في الإصدار
قم بتحميل إصدار جديد برقم الإصدار وقم بتغيير الملاحظة. يتم وضع علامة على الإصدار الحالي وتظل الإصدارات السابقة في السجل.
تغيير السجلات
سجل ما تغير في كل إصدار واحتفظ بتاريخ التحميل والقائم بالتحميل وتفاصيل الملف في السجل.
الوصول والنطاق
حافظ على نطاق المكتبة حسب الموقع، وتحكم في إجراءات التطبيق باستخدام أذونات الدور، واستخدم العلامة العامة لتحديد المستندات المخصصة للاستخدام على نطاق أوسع.
المعاينة والتنزيل
قم بمعاينة ملفات PDF وملفات Office والصور والنص المدعومة في المتصفح، أو قم بتنزيل الملف عندما تحتاج إليه.
تقارير المكتبة
اطلع على إجمالي المستندات والمجلدات والأعداد المعتمدة وقيد المراجعة، وقم بمراجعة سجل إصدارات كل مستند.
النسخة الصحيحة، لأول مرة
مكتبة خاضعة للرقابة، وليس مجلد المرفقات
يتم تحديث الإجراء. يتم تحميل الإصدار الجديد برقم إصدار وملاحظة تغيير، ويظل الإصدار السابق في السجل.
يفتح أحد أعضاء الفريق المستند ويرى الإصدار الحالي. تقوم تعيينات الموقع بنطاق المكتبة وتتحكم أذونات الأدوار في ما يمكن للمستخدمين إدارته، بينما يحتفظ السجل بسجل القائم بالتحميل والتاريخ والتغيير.
- الإصدار الحالي ملحوظ بشكل واضح
- تغيير الملاحظة المسجلة لكل إصدار
- الوصول على نطاق الموقع مع أذونات الدور
كيف يعمل
إنشاء وتصنيف ومراجعة ومراقبة
مكتبة بسيطة تحافظ على الإصدار الحالي واضحًا والتاريخ متاحًا.
01
يخلق
أضف سجل المستند وقم بتحميل الملف الأول.
02
تصنيف
اختر المجلد ونوع المستند، ثم قم بتعيين العلامة العامة.
03
يراجع
قم بتحميل إصدار جديد برقم الإصدار وقم بتغيير الملاحظة.
04
يتحكم
قم بمراجعة الإصدار الحالي والتاريخ ونشاط المستند.
FAQ
إدارة الوثائق والتحكم فيها: الأسئلة الشائعة
هل يمكننا التحكم في إصدارات الوثيقة؟
نعم. يحتوي كل مستند على سجل إصدار، ويمكن أن يتضمن التحميل الجديد رقم إصدار وملاحظة تغيير. تم وضع علامة على الإصدار الحالي.
هل يمكننا تقييد الوصول؟
يتم تحديد نطاق المكتبة من خلال تعيينات الموقع، وتتحكم أذونات الدور على مستوى التطبيق في من يمكنه عرض المستندات أو إدارتها. يمكن أيضًا وضع علامة على المستند كعام.
هل يمكننا معاينة المستندات دون تنزيلها؟
يمكن معاينة ملفات PDF والمكتب والصور والنص المدعومة في المتصفح. يمكن تنزيل أنواع الملفات الأخرى أو فتحها في علامة تبويب جديدة.
هل يمكننا تتبع سجلات التغيير؟
نعم. يمكن لكل إصدار تسجيل ما تغير ومن قام بتحميله ومتى.
هل هناك مسار تدقيق للمستندات؟
يسجل كل إصدار من قام بتحميله ومتى وملاحظة التغيير، بحيث يكون للمستند سجل الإصدارات الخاص به.
هل يحل محل نظام إدارة الجودة لدينا؟
رقم InspecOps هو نظام تشغيل QHSE يتضمن التحكم في المستندات. يمكنها الاحتفاظ بالمستندات والسجلات الخاضعة للرقابة التي تدعم نظام الجودة الخاص بك، ولكنها ليست شهادة.
تابع الاستكشاف
جاهز لرؤية إدارة الوثائق والتحكم فيها أثناء العمل؟
أحضر إحدى قوائم التحقق أو التصاريح أو تقييمات المخاطر الخاصة بك. سنوضح لك كيف تعمل في InspecOps خلال 30 دقيقة.